Klokkenluidersregeling
Klokkenluidersbeleid
Het klokkenluidersbeleid van Snel Logistic biedt werknemers, leveranciers en klanten de mogelijkheid om wangedrag of handelingen die een schending vormen van de toepasselijke wetgeving en/of de Gedragscode te melden.
Het klokkenluidersbeleid is goedgekeurd door het Management Team van Snel Logistic en is van toepassing op de volledige Groep. Het beleid houdt rekening met de geldende wetgeving in elk land waar de Groep actief is.
Meldingen van klokkenluiders worden vertrouwelijk behandeld en gevoelige informatie wordt op een veilige manier bewaard.
Wat kunt u melden?
U kunt schendingen van onze Gedragscode of van de toepasselijke wetgeving melden, waaronder gevallen van omkoping en corruptie, mededingingsrecht, fraude, financiële criminaliteit, intimidatie en discriminatie, internationale handelsbeperkingen, bescherming van persoonsgegevens, de rechten en bescherming van personen, ernstige milieuschade of belangenconflicten.
Klokkenluidershandleiding
Deze handleiding legt uit hoe u ernstige en gevoelige bezorgdheden met betrekking tot onwettig of onethisch gedrag vertrouwelijk kunt melden en hoe dergelijke meldingen worden behandeld.
1. Doel
1.1. Wanneer iemand een wet of een intern beleid overtreedt, brengt hij of zij de ondernemingen van de Snel Logistic Groep en mogelijk ook andere collega’s in gevaar.
Hoe sneller aan dergelijk wangedrag een einde wordt gemaakt, hoe beter dit is voor alle betrokkenen. Daarom heeft Snel Logistic een Klokkenluidersprocedure (de “Klokkenluidersprocedure”) ingevoerd, die van toepassing is op alle vestigingen van Snel Logistic en de volgende doelstellingen heeft:
(a) ervoor zorgen dat werknemers en leidinggevenden van de Snel Logistic Groep, evenals andere belanghebbenden zoals leveranciers, distributeurs en klanten, naast de bestaande interne communicatiekanalen de mogelijkheid hebben om ernstige en gevoelige bezorgdheden te melden met betrekking tot schendingen van onder meer de Gedragscode van de Snel Logistic Groep of de toepasselijke wetgeving; en
(b) fungeren als een vroegtijdig waarschuwingssysteem door ervoor te zorgen dat het management van de Snel Logistic Groep zo snel mogelijk op de hoogte wordt gebracht van dergelijke bezorgdheden, zodat het
(i) de gemelde bezorgdheid kan beoordelen en onderzoeken; en
(ii) indien nodig passende en doeltreffende maatregelen kan nemen om de gevolgen van een mogelijke overtreding, bedreiging of ander ernstig risico te beperken.
1.2. Ter verduidelijking: meldingen in het kader van dit Klokkenluidersbeleid zijn vrijwillig. Dit Klokkenluidersbeleid vervangt de bestaande interne communicatiekanalen niet.
2. Soorten bezorgdheden
2.1. De aangelegenheden die in het kader van dit Klokkenluidersbeleid kunnen worden gemeld, zijn ernstige en gevoelige kwesties die een negatieve invloed kunnen hebben op de activiteiten en prestaties van de Snel Logistic Groep. Hieronder vallen onder meer, maar niet uitsluitend:
(a) boekhoudkundige of auditgerelateerde aangelegenheden, of onregelmatigheden van financiële, juridische en/of ethische aard, waaronder:
(i) fraude (bijvoorbeeld financiële fraude, documentfraude of verduistering);
(ii) ernstige tekortkomingen of opzettelijke fouten (bijvoorbeeld in financiële rapporten of jaarrekeningen, of in interne boekhoudkundige controles);
(iii) schendingen van het mededingingsrecht (bijvoorbeeld prijsafspraken);
(iv) kinderarbeid, dwangarbeid of mensenhandel;
(v) omkoping of corruptie; en
(b) andere onregelmatigheden van algemene en/of operationele aard, zoals ernstige bedreigingen voor de vitale belangen van de Snel Logistic Groep of voor het leven of de gezondheid van personen, milieumisdrijven, ernstige tekortkomingen op het gebied van veiligheid op de werkplek of ernstige vormen van discriminatie of intimidatie.
3. Wie kan een melding doen?
3.1. Alle werknemers van de Snel Logistic Groep, evenals externe belanghebbenden (zoals aannemers, leveranciers, klanten of andere derden), kunnen in het kader van dit Klokkenluidersbeleid een melding doen van bezorgdheden.
4. Wat kan worden gemeld en over wie?
4.1. Meldingen kunnen worden gedaan over ernstige aangelegenheden en/of daarmee verband houdende handelingen of nalatigheden binnen de Snel Logistic Groep.
5. Hoe kunt u een melding doen?
5.1. Indien u een melding wenst te doen, kunt u een brief sturen in de taal van uw keuze naar het volgende adres:
Snel Logistic
E3 laan 62 – 66
9800 Deinze
België
Ter attentie van: de vertrouwenspersoon
Anonimiteit
Er kan echter niet worden gegarandeerd dat de Klokkenluidersfunctionaris de identiteit van de klokkenluider niet zal kunnen achterhalen op basis van de omstandigheden van de zaak.
De Klokkenluidersfunctionaris wordt op de hoogte gebracht van de ontvangst van de gemelde bezorgdheid.
5.2. Indien de bezorgdheid betrekking heeft op de Klokkenluidersfunctionaris, wordt hij of zij uitgesloten van de behandeling van de zaak en van de besluitvorming. Indien de bezorgdheid betrekking heeft op een lid van het Groepsmanagement, wordt de Raad van Bestuur hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht.
6. Wat gebeurt er als iemand een melding over mij doet?
6.1. Indien een in een ontvangen melding geuite bezorgdheid betrekking heeft op u, wordt u hiervan op de hoogte gebracht door de Klokkenluidersfunctionaris.
7. Onderzoek van bezorgdheden
7.1. Na ontvangst van een bezorgdheid die binnen de reikwijdte van dit Klokkenluidersbeleid valt, zal de Klokkenluidersfunctionaris de bezorgdheid beoordelen en – mits de informatie te goeder trouw is verstrekt – een onderzoek instellen. Voor de uitvoering van het onderzoek zal de Klokkenluidersfunctionaris de leden van de Onderzoekscommissie, bestaande uit de CEO, de CFO en de HR Manager, informeren en raadplegen.
7.2. De Onderzoekscommissie zal vervolgens, in samenwerking met de relevante materiedeskundige, overeenstemming bereiken over de aanpak van het onderzoek en toezien op de uitvoering ervan. Zij zal erop toezien dat het management de nodige corrigerende en preventieve maatregelen neemt. Een schriftelijk verslag met de bevindingen van het onderzoek en de genomen maatregelen wordt aan het management voorgelegd.
8. Recht op wederhoor en bescherming tegen represailles
8.1. Zodra dit redelijkerwijs mogelijk is, wordt de persoon of worden de personen van wie het gedrag is gemeld, geïnformeerd over de inhoud van de gemelde bezorgdheid, zodat zij de gelegenheid krijgen hun standpunt kenbaar te maken. Deze kennisgeving kan echter worden uitgesteld indien er een aanzienlijk risico bestaat dat het informeren van de betrokken persoon het onderzoek zou kunnen belemmeren of nadelige gevolgen zou kunnen hebben voor de verdere maatregelen of acties die moeten worden genomen.
8.2. Waar mogelijk en passend zal de Klokkenluidersfunctionaris de klokkenluider informeren of de melding is afgesloten dan wel verder zal worden onderzocht.
8.3. Een persoon die in het kader van dit Klokkenluidersbeleid een melding doet, wordt beschermd tegen elke vorm van represailles of discriminerende of disciplinaire maatregelen als gevolg van die melding, waaronder ontslag, degradatie, schorsing, bedreigingen of enige andere vorm van intimidatie, ook wanneer de identiteit van de klokkenluider moet worden bekendgemaakt op grond van wettelijke verplichtingen, interne vereisten of in het kader van een onderzoek. Dergelijke represailles tegen een klokkenluider worden beschouwd als een ernstige schending van dit Klokkenluidersbeleid. Deze bescherming geldt echter niet indien de klokkenluider bewust een valse melding doet of een melding indient die, gelet op alle omstandigheden, kennelijk ongegrond is.
9. Implementatie van het Klokkenluidersbeleid
9.1. Het Klokkenluidersbeleid is vastgesteld door de Raad van Bestuur van Snel Logistic en is van toepassing op de gehele Snel Logistic Groep. Het beleid wordt ingevoerd op alle vestigingen, met inachtneming van de vereisten van de toepasselijke wetgeving in elk land waar de Groep actief is, met betrekking tot onder meer:
(a) de soorten aangelegenheden die in het kader van het Klokkenluidersbeleid kunnen worden gemeld;
(b) de personen over wie meldingen kunnen worden gedaan in het kader van het Klokkenluidersbeleid;
(c) de personen die gerechtigd zijn een melding te doen in het kader van het Klokkenluidersbeleid;
(d) de mogelijkheid om meldingen anoniem of onder naam in te dienen; en
(e) alle overige aanpassingen die door de lokale wetgeving worden vereist.
9.2. Het management is verantwoordelijk voor de implementatie van het Klokkenluidersbeleid en voor het informeren van alle werknemers over de inhoud ervan.
9.3. De Snel Logistic Groep ziet toe op de naleving van de toepasselijke lokale wetgeving inzake gegevensbescherming en van het Privacybeleid van Snel Logistic, in het bijzonder met betrekking tot:
(a) de toepassing van de beginselen inzake gegevenskwaliteit en proportionaliteit;
(b) het verstrekken van duidelijke en volledige informatie over deze procedure en dit beleid;
(c) de rechten van de personen op wie een melding betrekking heeft;
(d) de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens;
(e) de behandeling van interne klokkenluidersmeldingen;
(f) aangelegenheden met betrekking tot de internationale doorgifte van persoonsgegevens; en
(g) de verplichtingen inzake melding en voorafgaande goedkeuring.
Bewaring en verwijdering van gegevens
Behoudens andersluidende bepalingen van de toepasselijke lokale wetgeving worden de verzamelde gegevens verwijderd:
(h) onmiddellijk indien de melding buiten het toepassingsgebied van het Klokkenluidersbeleid valt, ongegrond blijkt te zijn of indien geen interne maatregelen worden genomen naar aanleiding van de gemelde bezorgdheid;
(i) onmiddellijk nadat de bevoegde autoriteiten de zaak hebben afgesloten, indien de melding werd doorgestuurd naar de politie of een andere bevoegde autoriteit;
(j) twee maanden na de afronding van het onderzoek indien geen verdere maatregelen werden genomen;
(k) uiterlijk vijf jaar na het einde van het dienstverband van de betrokken werknemer. Indien echter op basis van de verzamelde informatie disciplinaire maatregelen tegen de betrokken werknemer zijn genomen, of indien er andere objectief gerechtvaardigde redenen bestaan om deze informatie langer te bewaren, wordt deze opgenomen in het personeelsdossier van de betrokken werknemer.