Hinweisgeberverfahren
Hinweisgeberrichtlinie
Die Hinweisgeberrichtlinie von Snel Logistic bietet Mitarbeitenden, Lieferanten und Kunden die Möglichkeit, Fehlverhalten oder Handlungen zu melden, die gegen geltende Gesetze und/oder den Verhaltenskodex verstoßen.
Die Hinweisgeberrichtlinie wurde von der Geschäftsleitung von Snel Logistic genehmigt und gilt für die gesamte Unternehmensgruppe. Sie berücksichtigt die jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen in jedem Land, in dem die Gruppe tätig ist.
Hinweise von Hinweisgebern werden vertraulich behandelt; sensible Informationen werden in gesicherter Form gespeichert.
Was können Sie melden?
Sie können Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex oder gegen geltende Gesetze melden, einschließlich Fälle im Zusammenhang mit Bestechung und Korruption, Wettbewerbsrecht, Betrug, Finanzkriminalität, Belästigung und Diskriminierung, internationalen Handelsbeschränkungen, Datenschutz, den Rechten und dem Schutz von Personen, schwerwiegenden Umweltschäden oder Interessenkonflikten.
Hinweisgeberleitfaden
Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie schwerwiegende und sensible Sachverhalte im Zusammenhang mit rechtswidrigem oder unethischem Verhalten vertraulich melden können und wie mit einer Meldung umgegangen wird.
1. Zweck
1.1. Verstößt eine Person gegen ein Gesetz oder eine interne Richtlinie, gefährdet sie die Unternehmen der Snel Logistic Gruppe und möglicherweise auch andere Kolleginnen und Kollegen.
Je früher ein solches Fehlverhalten beendet wird, desto besser ist dies für alle Beteiligten. Deshalb hat Snel Logistic ein Hinweisgebersystem (die „Hinweisgeberregelung“) eingeführt, das für alle Standorte von Snel Logistic gilt und folgende Ziele verfolgt:
(a) sicherzustellen, dass Mitarbeitende und Führungskräfte der Snel Logistic Gruppe sowie andere Interessengruppen wie Lieferanten, Vertriebspartner oder Kunden – ergänzend zu den bestehenden internen Kommunikationswegen – die Möglichkeit haben, schwerwiegende und sensible Sachverhalte im Zusammenhang mit Verstößen gegen den Verhaltenskodex der Snel Logistic Gruppe oder gegen geltende gesetzliche Vorschriften zu melden; und
(b) als Frühwarnsystem zu dienen, indem sichergestellt wird, dass die Geschäftsleitung der Snel Logistic Gruppe so früh wie möglich über solche Bedenken informiert wird, damit sie:
(i) die gemeldeten Sachverhalte bewerten und untersuchen kann; und
(ii) erforderlichenfalls geeignete und angemessene Maßnahmen ergreifen kann, um die Folgen eines möglichen Verstoßes, einer Gefährdung oder eines sonstigen schwerwiegenden Risikos zu begrenzen.
1.2. Zur Klarstellung: Meldungen im Rahmen dieser Hinweisgeberrichtlinie erfolgen freiwillig. Die Hinweisgeberrichtlinie ersetzt nicht die bestehenden internen Kommunikationswege.
2. Arten von Sachverhalten
2.1. Im Rahmen der Hinweisgeberrichtlinie können schwerwiegende und sensible Sachverhalte gemeldet werden, die sich nachteilig auf die Geschäftstätigkeit und Leistungsfähigkeit der Snel Logistic Gruppe auswirken können. Dazu gehören insbesondere, jedoch nicht ausschließlich:
(a) buchhalterische oder prüfungsbezogene Angelegenheiten sowie Unregelmäßigkeiten finanzieller, rechtlicher und/oder ethischer Art, wie beispielsweise:
(i) Betrug (z. B. Finanzbetrug, Dokumentenfälschung oder Veruntreuung);
(ii) schwerwiegende Mängel oder vorsätzliche Fehler (z. B. in Finanzberichten oder Abschlüssen oder bei internen Buchhaltungskontrollen);
(iii) Verstöße gegen das Kartellrecht (z. B. Preisabsprachen);
(iv) Kinderarbeit, Zwangsarbeit oder Menschenhandel;
(v) Bestechung oder Korruption; sowie
(b) sonstige Unregelmäßigkeiten allgemeiner und/oder betrieblicher Art, wie schwerwiegende Gefährdungen lebenswichtiger Interessen der Snel Logistic Gruppe oder des Lebens oder der Gesundheit von Personen, Umweltstraftaten, schwerwiegende Verstöße gegen die Arbeitssicherheit oder schwerwiegende Formen von Diskriminierung oder Belästigung.
3. Wer kann eine Meldung abgeben?
3.1. Alle Mitarbeitenden der Snel Logistic Gruppe sowie externe Interessengruppen (wie Auftragnehmer, Lieferanten, Kunden oder sonstige Dritte) können im Rahmen dieser Hinweisgeberrichtlinie Bedenken melden.
4. Worüber oder über wen können Meldungen abgegeben werden?
4.1. Meldungen können über schwerwiegende Sachverhalte und/oder damit zusammenhängende Handlungen oder Unterlassungen innerhalb der Snel Logistic Gruppe abgegeben werden.
5. Wie kann eine Meldung abgegeben werden?
5.1. Wenn Sie eine Meldung abgeben möchten, können Sie ein Schreiben in der Sprache Ihrer Wahl an folgende Anschrift senden:
Snel Logistic
E3 laan 62 – 66
9800 Deinze
Belgien
Zu Händen der Vertrauensperson
Anonymität
Es kann jedoch nicht garantiert werden, dass die für das Hinweisgebersystem verantwortliche Person den Hinweisgeber anhand der Umstände des jeweiligen Falls nicht identifizieren kann.
Die verantwortliche Person für das Hinweisgebersystem wird über den Eingang der gemeldeten Bedenken informiert.
5.2. Betrifft die Meldung die für das Hinweisgebersystem verantwortliche Person, wird diese von der Bearbeitung des Falls sowie von der Entscheidungsfindung ausgeschlossen. Betrifft die Meldung ein Mitglied der Konzernleitung, wird der Verwaltungsrat so bald wie möglich darüber informiert.
6. Was geschieht, wenn eine Meldung über mich abgegeben wird?
6.1. Betrifft die in einer eingegangenen Meldung geäußerte Sorge Ihre Person, werden Sie hierüber von der für das Hinweisgebersystem verantwortlichen Person informiert.
7. Untersuchung von Meldungen
7.1. Nach Eingang einer Meldung, die in den Anwendungsbereich dieser Hinweisgeberrichtlinie fällt, bewertet die für das Hinweisgebersystem verantwortliche Person den gemeldeten Sachverhalt und leitet – sofern die Informationen nach bestem Wissen und in gutem Glauben übermittelt wurden – eine Untersuchung ein. Zur Durchführung der Untersuchung informiert und konsultiert sie die Mitglieder des Untersuchungsausschusses, bestehend aus dem CEO, dem CFO und dem HR Manager.
7.2. Der Untersuchungsausschuss legt anschließend gemeinsam mit dem zuständigen Fachexperten das weitere Vorgehen der Untersuchung fest und sorgt für deren Durchführung. Er stellt sicher, dass die Geschäftsleitung die erforderlichen Maßnahmen sowie geeignete Präventionsmaßnahmen ergreift. Ein schriftlicher Bericht mit den Ergebnissen der Untersuchung und den ergriffenen Maßnahmen wird der Geschäftsleitung übermittelt.
8. Recht auf Stellungnahme und Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen
8.1. Sobald dies nach vernünftigem Ermessen möglich ist, wird die Person bzw. werden die Personen, deren Verhalten gemeldet wurde, über den wesentlichen Inhalt der Meldung informiert, damit sie Gelegenheit erhalten, Stellung zu nehmen. Diese Information kann jedoch aufgeschoben werden, solange ein erhebliches Risiko besteht, dass dadurch die Untersuchung beeinträchtigt oder nachfolgende Maßnahmen oder Entscheidungen erschwert würden.
8.2. Soweit möglich und angemessen, informiert die für das Hinweisgebersystem verantwortliche Person den Hinweisgeber darüber, ob die Meldung abgeschlossen wurde oder einer weiteren Untersuchung unterzogen wird.
8.3. Wer im Rahmen dieser Hinweisgeberrichtlinie in gutem Glauben eine Meldung abgibt, ist vor jeglichen Vergeltungsmaßnahmen sowie diskriminierenden oder disziplinarischen Maßnahmen geschützt. Dies gilt unter anderem für Kündigung, Versetzung, Suspendierung, Drohungen oder jede andere Form der Benachteiligung oder Einschüchterung, auch wenn die Identität des Hinweisgebers aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, interner Anforderungen oder im Rahmen einer Untersuchung offengelegt werden muss. Derartige Vergeltungsmaßnahmen stellen einen schwerwiegenden Verstoß gegen diese Hinweisgeberrichtlinie dar. Dieser Schutz gilt jedoch nicht, wenn der Hinweisgeber wissentlich eine falsche oder unter Berücksichtigung aller Umstände offensichtlich unbegründete Meldung erstattet.
9. Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie
9.1. Die Hinweisgeberrichtlinie wurde vom Verwaltungsrat von Snel Logistic verabschiedet und gilt für die gesamte Snel Logistic Gruppe. Sie wird an allen Standorten unter Berücksichtigung der jeweils geltenden nationalen gesetzlichen Bestimmungen umgesetzt, insbesondere hinsichtlich:
(a) der Arten von Sachverhalten, die im Rahmen der Hinweisgeberrichtlinie gemeldet werden können;
(b) der Personen, über die im Rahmen der Hinweisgeberrichtlinie Meldungen abgegeben werden können;
(c) der Personen, die berechtigt sind, eine Meldung im Rahmen der Hinweisgeberrichtlinie abzugeben;
(d) der Möglichkeit, Meldungen anonym oder namentlich einzureichen; und
(e) sonstiger Anpassungen, die aufgrund der jeweiligen nationalen Gesetzgebung erforderlich sind.
9.2. Die Geschäftsleitung ist für die Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie sowie für die Information aller Mitarbeitenden verantwortlich.
9.3. Die Snel Logistic Gruppe gewährleistet die Einhaltung der geltenden lokalen Datenschutzvorschriften sowie der Datenschutzerklärung von Snel Logistic, insbesondere hinsichtlich:
(a) der Anwendung der Grundsätze der Datenqualität und Verhältnismäßigkeit;
(b) der Bereitstellung klarer und umfassender Informationen über diese Richtlinie und das Meldeverfahren;
(c) der Rechte der von einer Meldung betroffenen Personen;
(d) der Sicherheit der Datenverarbeitung;
(e) der Bearbeitung interner Hinweisgebermeldungen;
(f) Fragen des internationalen Datentransfers; und
(g) der geltenden Melde- und Genehmigungspflichten.
Löschung von Daten
Vorbehaltlich anderslautender Bestimmungen des jeweils geltenden nationalen Rechts werden die erhobenen Informationen gelöscht:
(h) unverzüglich, wenn die Meldung nicht in den Anwendungsbereich der Hinweisgeberrichtlinie fällt oder sich als unbegründet erweist oder wenn keine internen Maßnahmen aufgrund der gemeldeten Bedenken ergriffen werden;
(i) unverzüglich nach Abschluss des Verfahrens durch die zuständigen Behörden, wenn die Meldung an die Polizei oder eine andere zuständige Behörde weitergeleitet wurde;
(j) zwei Monate nach Abschluss der Untersuchung, sofern keine weiteren Maßnahmen ergriffen wurden;
(k) spätestens fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses des betreffenden Mitarbeiters. Wurden jedoch aufgrund der erhobenen Informationen disziplinarische Maßnahmen gegen den betreffenden Mitarbeiter ergriffen oder bestehen andere sachlich gerechtfertigte Gründe für eine weitere Aufbewahrung, werden diese Informationen in der entsprechenden Personalakte gespeichert.