Procédure de signalement
Politique de lancement d’alerte
La politique de lancement d’alerte de Snel Logistic constitue un moyen permettant aux collaborateurs, fournisseurs ou clients de signaler des comportements répréhensibles ou des actes constituant une violation de la législation applicable et/ou du Code de conduite.
La politique de lancement d’alerte a été approuvée par l’équipe de direction de Snel Logistic et s’applique à l’ensemble du Groupe. Elle tient compte de la législation en vigueur dans chacun des pays où le Groupe est implanté.
Les signalements effectués par un lanceur d’alerte sont traités de manière confidentielle et les informations sensibles sont conservées sous une forme sécurisée.
Que pouvez-vous signaler ?
Vous pouvez signaler toute violation de notre Code de conduite ou de la législation applicable, y compris les cas liés à la corruption et aux pots-de-vin, au droit de la concurrence, à la fraude, aux infractions financières, au harcèlement et à la discrimination, aux restrictions commerciales internationales, à la protection des données à caractère personnel, aux droits et à la protection des personnes, aux atteintes graves à l’environnement ou aux conflits d’intérêts.
Guide relatif au lancement d’alerte
Le présent guide décrit la manière dont vous pouvez signaler, de façon confidentielle, des questions graves et sensibles concernant des comportements illégaux ou contraires à l’éthique, ainsi que la manière dont ces signalements seront traités.
1. Objet
1.1. Lorsqu’une personne enfreint une loi ou une politique interne, elle met en danger les sociétés du Groupe Snel Logistic ainsi que, potentiellement, d’autres collègues.
Plus il est mis fin rapidement à de telles situations, mieux cela est pour toutes les personnes concernées. C’est pourquoi Snel Logistic a mis en place une procédure de lancement d’alerte (la « Procédure de lancement d’alerte »), applicable à tous les établissements de Snel Logistic, avec les objectifs suivants :
(a) garantir que les employés et les dirigeants du Groupe Snel Logistic, ainsi que les autres parties prenantes telles que les fournisseurs, les distributeurs ou les clients, disposent, en complément des canaux internes de communication existants, de la possibilité de signaler des questions graves et sensibles concernant des violations, notamment du Code de conduite du Groupe Snel Logistic ou de toute législation applicable ; et
(b) servir de système d’alerte précoce en veillant à ce que la direction du Groupe Snel Logistic soit informée de ces préoccupations le plus tôt possible, afin de pouvoir :
(i) évaluer et enquêter sur la préoccupation signalée ; et
(ii) prendre, si nécessaire, les mesures appropriées et adéquates pour limiter les conséquences d’une éventuelle violation, d’un danger ou de tout autre risque grave.
1.2. Afin d’éviter toute ambiguïté, les signalements effectués dans le cadre de la présente politique de lancement d’alerte sont volontaires. Cette politique ne remplace pas les canaux internes de communication existants.
2. Types de problèmes
2.1. Les questions pouvant être signalées dans le cadre de la présente politique de lancement d’alerte sont des questions graves et sensibles susceptibles d’avoir un impact négatif sur les activités et les performances du Groupe Snel Logistic. Elles comprennent notamment, sans que cette liste soit limitative :
(a) des questions comptables ou d’audit, des irrégularités de nature financière, juridique et/ou éthique, notamment :
(i) la fraude (par exemple : fraude financière, falsification de documents ou détournement de fonds) ;
(ii) des manquements graves ou des erreurs intentionnelles (par exemple dans les rapports ou états financiers, ou dans les contrôles comptables internes) ;
(iii) les violations du droit de la concurrence (par exemple les ententes sur les prix) ;
(iv) le travail des enfants, le travail forcé ou la traite des êtres humains ;
(v) les faits de corruption ou de pots-de-vin ; et
(b) d’autres irrégularités de nature générale et/ou opérationnelle, telles que des menaces graves pour les intérêts vitaux du Groupe Snel Logistic ou pour la vie ou la santé des personnes, des infractions environnementales, des manquements graves à la sécurité sur le lieu de travail ou des formes graves de discrimination ou de harcèlement.
3. Qui peut effectuer un signalement ?
3.1. Tous les employés du Groupe Snel Logistic ainsi que les parties prenantes externes (telles que les sous-traitants, les fournisseurs, les clients ou tout autre tiers) peuvent signaler des préoccupations dans le cadre de la présente politique de lancement d’alerte.
4. Quels faits ou quelles personnes peuvent faire l’objet d’un signalement ?
4.1. Des signalements peuvent être effectués concernant des préoccupations relatives à des faits graves et/ou à des actes ou omissions qui y sont liés au sein du Groupe Snel Logistic.
5. Comment effectuer un signalement
5.1. Si vous souhaitez effectuer un signalement, vous pouvez envoyer un courrier, dans la langue de votre choix, à l’adresse suivante :
Snel Logistic
E3 laan 62 – 66
9800 Deinze
Belgique
À l’attention de : la personne de confiance
Anonymat
Toutefois, il ne peut être garanti que le responsable des signalements ne soit pas en mesure d’identifier le lanceur d’alerte au vu des circonstances de l’affaire.
Le responsable des signalements sera informé de la réception de la préoccupation signalée.
5.2. Si la préoccupation concerne le responsable des signalements, celui-ci sera exclu du traitement du dossier et du processus décisionnel. Si la préoccupation concerne un membre de la direction du Groupe, le Conseil d’administration en sera informé dans les meilleurs délais.
6. Que se passe-t-il si un signalement est effectué à mon sujet ?
6.1. Si la préoccupation formulée dans un signalement reçu vous concerne, vous en serez informé(e) par le responsable des signalements.
7. Enquête sur les préoccupations
7.1. Dès réception d’une préoccupation entrant dans le champ d’application de la présente politique de lancement d’alerte, le responsable des signalements évaluera cette préoccupation et, si les informations ont été communiquées de bonne foi, ouvrira une enquête. Aux fins de cette enquête, le responsable des signalements informera et consultera les membres du comité d’enquête, composé du CEO, du CFO et du responsable des ressources humaines (HR Manager).
7.2. Le comité d’enquête déterminera ensuite, en collaboration avec l’expert compétent dans le domaine concerné, les modalités de l’enquête et veillera à sa mise en œuvre. Il s’assurera également que les mesures nécessaires ainsi que les mesures préventives appropriées soient prises par la direction. Un rapport écrit présentant les résultats de l’enquête et les mesures prises sera transmis à la direction.
8. Droit de réponse et absence de représailles
8.1. Dès que cela est raisonnablement possible, la ou les personnes dont le comportement a été signalé doivent être informées du principal objet de la préoccupation signalée afin de leur permettre de présenter leurs observations. Toutefois, cette notification peut être différée tant qu’il existe un risque important qu’elle compromette l’enquête ou ait un effet préjudiciable sur les mesures ou actions futures qui devront être entreprises à la suite de celle-ci.
8.2. Lorsque cela est possible et approprié, le responsable des signalements informera le lanceur d’alerte si le signalement a été classé sans suite ou s’il fera l’objet d’un examen plus approfondi.
8.3. Lorsqu’il signale une préoccupation dans le cadre de la présente politique de lancement d’alerte, le lanceur d’alerte est protégé contre toute forme de représailles ou de mesures discriminatoires ou disciplinaires qui pourraient en découler, y compris le licenciement, la rétrogradation, la suspension, les menaces ou toute autre forme d’intimidation, si son identité est révélée en raison d’exigences légales, d’obligations internes ou dans le cadre d’une enquête. De telles mesures de représailles à l’encontre du lanceur d’alerte sont considérées comme une violation grave de la présente politique. Cette protection ne s’applique toutefois pas lorsque le lanceur d’alerte formule délibérément une accusation mensongère ou une accusation qui, compte tenu de toutes les circonstances, est manifestement déraisonnable.
9. Mise en œuvre de la politique de lancement d’alerte
9.1. La procédure de lancement d’alerte a été adoptée par le Conseil d’administration de Snel Logistic et s’applique à l’ensemble du Groupe Snel Logistic. Elle est mise en œuvre dans tous les établissements, compte tenu des dispositions suivantes au regard de la législation applicable dans chaque pays où elle est appliquée :
(a) les types de questions pouvant être signalées dans le cadre de la politique de lancement d’alerte ;
(b) les personnes pouvant faire l’objet d’un signalement dans le cadre de la politique de lancement d’alerte ;
(c) les personnes autorisées à effectuer un signalement dans le cadre de la politique de lancement d’alerte ;
(d) la possibilité d’effectuer un signalement de manière anonyme ou nominative ; et
(e) toute autre adaptation exigée par la législation locale.
9.2. La direction est responsable de la mise en œuvre de la politique de lancement d’alerte et de l’information de l’ensemble de ses employés.
9.3. Le Groupe Snel Logistic veillera au respect des règles locales applicables en matière de protection des données ainsi que de la déclaration de confidentialité de Snel Logistic, notamment en ce qui concerne :
(a) l’application des principes de qualité des données et de proportionnalité ;
(b) la fourniture d’informations claires et complètes concernant cette procédure et cette politique ;
(c) les droits des personnes mises en cause ;
(d) la sécurité du traitement des données ;
(e) la gestion des signalements internes de lanceurs d’alerte ;
(f) les questions relatives au transfert international des données ; et
(g) les exigences en matière de notification et de contrôle préalable.
Suppression des données
Sous réserve de toute autre exigence prévue par la législation locale, les informations collectées seront supprimées :
(h) immédiatement si le signalement ne relève pas du champ d’application de la politique de lancement d’alerte ou s’il s’avère non fondé, ou si aucune mesure interne n’est prise concernant la préoccupation signalée ;
(i) immédiatement après la clôture de l’affaire par les autorités, lorsqu’un signalement a été effectué auprès de la police ou d’autres autorités compétentes ;
(j) deux mois après la clôture de l’enquête lorsqu’aucune autre mesure n’a été prise ;
(k) au plus tard cinq ans après la fin de la relation de travail du salarié. Toutefois, si des mesures disciplinaires ont été prises à l’encontre du salarié concerné sur la base des informations recueillies, ou s’il existe d’autres raisons justifiant de manière factuelle et nécessaire la conservation de ces informations, celles-ci seront conservées dans le dossier du personnel concerné.